Persondata

Sidst opdateret d. 01. august 2019

Gyldendal A/S’ privatlivspolitik for medlemmer af Gyldendals Bogklubber, private kunder, modtagere af nyhedsbreve og brugere af Gyldendals hjemmesider

 

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Gyldendal A/S (”vi” eller ”os”) behandler dine personoplysninger. Den juridiske enhed, som er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger, er:

Gyldendal A/S

Cvr. nr. 58200115

Klareboderne 3

1001 København K

Telefon: 33 75 55 55

E-mail: gyldendal@gyldendal.dk

 

Gyldendal A/S er en del af Gyldendal-koncernen, som består af følgende selskaber:

 

Gyldendal A/S

Klareboderne 3

1115 Københavns K

CVR: 58200115

 

Under Gyldendal A/S ligger blandt andet:

- Gyldendals Bogklubber:

  - Gyldendal+

  - Gyldendals Børnebogklub

  - Samlerens Bogklub

  - Krimi & Spænding

  - Gyldendal Historie

  - Psyke & Sjæl

  - Pædagogisk Bogklub

- Gyldendal Uddannelse

- Forlaget Munksgaard

- Hans Reitzels Forlag

- Borgens Forlag

- ConDidact

- Flamingo

 

Rosinante & Co A/S

Købmagergade 62, 3.

1150 København K

CVR: 21165808

 

Under Rosinante & Co A/S ligger blandt andet:

- Rosinantes Forlag

- Høst & Søns Forlag

- Forlaget Cicero

- Pretty Ink.

 

Forlaget Systime A/S

Sonnesgade 11

8000 Aarhus

CVR: 11906842

 

Under Forlaget Systime A/S ligger blandt andet:

- Systime iBog

- Systime academic

- Systime iBibliotek

 

Guide2know ApS

Kongevej 73

6400 Sønderborg

CVR: 36466847

 

Indsamling og brug af personoplysninger

Når du melder dig ind i Gyldendals Bogklubber:

Når du melder dig ind i Gyldendals Bogklubber, registrerer vi dit navn, din adresse, (evt. din arbejdsadresse, hvis du ønsker levering hertil), din e-mailadresse og dit telefonnummer, så vi kan sende nyhedsbreve og medlemsblade til dig og levere bøger til dig. Vi registrerer også dit køn og din fødselsdato for at kunne placere dig i en kundegruppe, der passer til dig.

Endelig registrerer vi dit login sammen med dit medlemsnummer. Dit password registreres maskinelt. Vores medarbejdere kan ikke tilgå dette. 

 

Når du handler på vores hjemmesider (herunder Bogklubberne):

Når du handler på vores hjemmesider, indsamler vi oplysninger om dig for at forbedre din brugeroplevelse og kunne give dig relevant service, herunder gennemføre din bestilling og levere til dig. Vi indsamler:

- Oplysninger om dit køb, herunder hvad du har købt, købstidspunkt, betalingsmiddel, kredit- og andre betalingsoplysninger samt tracking-nr. på pakkeleverancer.

En del af disse oplysninger indsamles ved hjælp af cookies. Se nærmere herom i vores cookie-politik.

 

Når du benytter "Min Konto" hos Gyldendals Bogklubber:

Når du benytter "Min Konto" hos Gyldendals Bogklubber, indsamler vi oplysninger om dig. ”Min Konto” er din personlige side hos os, hvor du kan se din profil.

Du kan til enhver tid selv opdatere og tilrette dine oplysninger på din profil. Ud over de oplysninger, som vi registrerede i forbindelse med din indmeldelse, indsamler vi følgende personoplysninger:

- Oplysninger om dit medlemskab, herunder din indmeldelsesdato og hvorvidt du har opfyldt den købsforpligtelse, hvis en sådan er tilknyttet dit medlemskab

- Din tilmelding til nyheds- og medlemsblade

- Din adgangskode (adgangskoden registreres maskinelt og kan ikke tilgås af vores medarbejdere) 

- Dine anmeldelser af bøger og de stjerner, som du giver vores bøger, hvis du har valgt at benytte denne funktion

- Din huskeliste, hvis du har valgt at oprette en sådan

- Dine ferieperioder, hvis du vil afbestille bøger på forhånd

- Dine bestillinger og afbestillinger, dit ordrenummer og fakturanummer hvis du har købt produkter på vores hjemmeside

- Oplysninger om typen af betalingskort, hvis du er tilmeldt automatisk kortbetaling. (Vi registrerer ikke kort- eller kontooplysninger. Disse oplysninger behandles af det selskab, der varetager vores betalingsløsning. Selskabet er selvstændigt dataansvarlig for disse oplysninger)

- Oplysninger om, at du er tilmeldt Betalingsservice, hvis dette er tilfældet.

 

Når du benytter "Min Profil" på Gyldendal.dk:

For at vi kan administrere din konto på "Min Profil", indsamler vi nedenstående personoplysninger:

- Navn

- Mailadresse

- Din adresse og dit ordrenummer, hvis du har købt produkter på vores hjemmeside

- Dine favoritbøger og –genrer, hvis du har valgt at oprette en ønskeliste.

 

Når du tilmelder dig vores nyhedsbreve:

For at vi kan sende nyhedsbreve til dig, indsamler vi følgende personlige oplysninger:

- Navn

- E-mailadresse

 

Når du kontakter os, vi kontakter dig, eller du deltager i kampagner, konkurrencer, undersøgelser eller besvarer spørgeskemaer fra os:

For at kunne besvare dine henvendelser, korrespondere med dig, administrere konkurrencer og kampagner mv. indsamler vi de personoplysninger, som du opgiver, når du er i kontakt med os, fx via e-mail, brev, telefon eller sociale medier:

- Navn, brugernavn, e-mailadresse og evt. medlemsnummer

- Oplysninger om e-mails og anden digital kommunikation, som vi sender til dig, som du åbner, herunder de links deri, som du klikker på

- Din feedback og bidrag til kundeundersøgelser og spørgeskemaer.

Hvis du er blevet informeret om det før samtalen, kan vi optage telefonopkald til uddannelsesmæssige formål, når du kontakter os.

En del af disse oplysninger indsamles ved hjælp af cookies. Se nærmere herom i vores cookie-politik.

 

Statistik og forretningsudvikling:

Når du søger på vores hjemmesider, registrerer vi oplysninger om, hvordan du som bruger anvender vores websites og udarbejder statistik herover for at forbedre din brugeroplevelse og de ydelser, vi tilbyder. Statistikken anvendes kun i aggregeret form, for eksempel til at se hvilke sider og browsere vores kunder anvender mest. I den forbindelse indsamler vi:

- Oplysninger om din browseradfærd på vores hjemmeside

- Oplysninger om, hvornår du klikker på en af vores annoncer, herunder de annoncer der vises på andre samarbejdspartneres hjemmesider

- Oplysninger om, hvordan du i øvrigt benytter vores digitale tjenester, herunder styresystem, IP-adresse og browserdetaljer

- Dine præferencer baseret på filtreringen af dine søgninger.

Disse oplysninger indsamles ved hjælp af cookies. Se nærmere herom i vores cookie-politik.

 

For at kunne levere målrettet markedsføring til dig:

Vi vil gerne sikre, at vores markedsføring – herunder vores online-annoncering – af produkter og tjenester er relevant for dig. Vores markedsføring kan bestå af materiale fra hele Gyldendal-koncernen. Gyldendal-koncernen er beskrevet i indledningen af denne Privatlivspolitik.

Vi kombinerer og analyserer derfor de personoplysninger, vi har om dig, herunder oplysninger om dine tidligere køb, browservaner og søgeindstillinger, når du benytter vores hjemmeside, samt dit brug af dit eventuelle medlemskab af Gyldendals Bogklubber til at finde ud af, hvilke produkter, tjenester og informationer, du er mest interesseret i. På den måde kan vi målrette vores markedsføring til dig, så du kan få de tilbud, der er relevante for netop dig.

En del af disse oplysninger indsamles ved hjælp af cookies. Se nærmere herom i vores cookie-politik.

Vores markedsføring sker blandt andet i form af annoncering i bannerreklamer på hjemmesider og sociale medier.

Hvis du har givet samtykke til direkte markedsføring, vil vi også sende dig relevante med tilbud og nyheder vedrørende bøger, litterært relaterede produkter og undervisningsmaterialer samt litterære og faglige arrangementer fra hele Gyldendal-koncernen via e-mail, sms, push-notes, breve og telefon.

Hvis du ikke ønsker at modtage målrettet markedsføring fra os, kan du til enhver tid frabede dig dette ved at give os besked via kontaktoplysningerne længst nede i denne Privatlivspolitik. Du kan også til enhver tid trække dit samtykke vedrørende direkte markedsføring tilbage.

Hvis du er medlem af Gyldendals Bogklubber, vil du også modtage medlemsrelateret materiale fra den bogklub, du er medlem af. Du vil desuden fortsat modtage materiale i relation til tjenester fra os, fx ordrebekræftelser og andre oplysninger om brugen af vores produkter og tjenester.

 

For at kunne kontakte dig med henblik på at hverve dig som medlem (marketing):

Vi kan modtage kontaktoplysninger om dig fra vores samarbejdspartnere, hvis du – fx i forbindelse med en konkurrence hos samarbejdspartneren – har givet samtykke til at blive kontaktet af os.

 

For at kunne kontakte dig med henblik på at hverve dig som medlem (telemarketing):

Vi kan kontakte dig med henblik på telefonisk markedsføring, når du har deltaget i kampagner, konkurrencer, undersøgelser eller evt. besvaret spørgeskemaer om Gyldendals Bogklubber. Vi modtager dit navn, din adresse, din e-mailadresse, dit telefonnummer samt din feedback og dit bidrag til fx kundeundersøgelser eller spørgeskemaer fra vores samarbejdspartnere.

Vi kan endvidere anvende dine oplysninger til telefonisk markedsføring, hvis du har været medlem af en af Gyldendals Bogklubber for mindre end to år siden og ikke har frabedt dig henvendelser fra Gyldendals Bogklubber.

Vi kan også kontakte dig med henblik på telefonisk markedsføring på baggrund af oplysninger fra offentlige registrere. Dine oplysninger kan fx indsamles fra Danmarks Adresseregister.

 

For at kunne respektere dit ønske om ikke at modtage markedsføring:

Vi markedsfører os på sociale medier (fx på Facebook og Instagram), i form af direkte markedsføring pr. e-mail og lignende, samt i form af telefonisk markedsføring ved call-centre.

Hvis du har frabedt dig henvendelse fra os, kan vi dele oplysninger om dig med sociale medier og vores anvendte call-centre i det omfang, det er nødvendigt for at sikre, at vi ikke retter henvendelse til dig.

 

Personoplysninger fra andre kilder:

For at holde dine personoplysninger korrekte og opdaterede, kan vi indsamle supplerende og opdaterede oplysninger, som fx adresser, fra private eller offentlige registre.

Vi kan også anvende personoplysninger fra andre kilder, fx specialiserede firmaer, der leverer oplysninger, hvis det er nødvendigt for os, for at kunne administrere en ydelse, du har efterspurgt.

Vi modtager også kontaktoplysninger på potentielle medlemmer fra vores samarbejdspartnere, hvis den pågældende – fx i forbindelse med en konkurrence hos samarbejdspartneren – har givet samtykke til at blive kontaktet af os. Disse oplysninger sletter vi igen, hvis en opringning til den pågældende ikke resulterer i en indmeldelse i en af Gyldendals Bogklubber. 

 

Behandlingsgrundlag

Vi sikrer os altid, at vi har et fyldestgørende grundlag for at behandle dine personoplysninger. Når vi behandler dine personoplysninger som angivet i denne politik, gør vi det på basis af et eller flere af følgende grundlag:

- En nødvendighed for at opfylde en kontrakt eller aftale med dig, eller for at gennemføre foranstaltninger, der træffes på din anmodning forud for indgåelse af en kontrakt eller aftale (fx at indsamle adresseoplysninger, så vi kan sende dig klubmateriale og levere bestilte produkter til dig)

- En retlig forpligtelse, der påhviler os efter anden lovgivning (fx at opbevare fakturaoplysninger som krævet efter Bogføringsloven)

- Vores berettigede interesse, hvis dine interesser eller rettigheder ikke går forud herfor (fx når vi benytter dine oplysninger til at vurdere, hvordan vi bedst kommunikerer med dig, så vi kan præsentere vores kunder for den information og de produkter, som de finder mest interessante)

- Dit samtykke (hvis vi har indhentet dette) – fx i forbindelse med udsendelse af nyhedsbreve og markedsføring.

Hvis vores behandling af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid.

 

Hvem deler vi dine personoplysninger med

Vi kan dele dine personoplysninger med:

- IT-leverandører, fragtfirmaer, call-centre, finansielle institutioner og lignende leverandører og samarbejdspartnere til håndtering af leverancen af de produkter og serviceydelser, du benytter

- Offentlige myndigheder, hvis vi er retligt forpligtet til at videregive dine personoplysninger.

Vi deler kun de oplysninger, der er nødvendige for, at vores samarbejdspartnere kan levere deres tjenester. Vores samarbejdspartnere fungerer som databehandlere for os og arbejder udelukkende efter vores instruks. De har dermed ikke ret til selv at beslutte, hvad dine personoplysninger skal bruges til, og vi bevarer kontrollen over oplysningerne. Vi har indgået aftaler med vores samarbejdspartnere, der sikrer, at samarbejdspartnernes niveau for beskyttelse af dine personoplysninger overholder de krav, vi har opstillet i denne Privatlivspolitik, og i øvrigt gældende lovgivning.

Oplysninger kan deles inden for Gyldendal-koncernen med henblik på markedsføring (se afsnittet ”For at kunne levere målrettet markedsføring til dig” ovenfor). Vi sælger ikke dine personoplysninger til tredjepart. 

 

SAMARBEJDSPARTNERE UDEN FOR EØS

I visse tilfælde kan dine data blive overført til et land uden for EØS (det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde). Når vi samarbejder med leverandører i lande uden for EØS, benytter vi som udgangspunkt EU-Kommissionens standardkontrakter (SCC) som overførselsgrundlag. Det sikrer de fornødne garantier for beskyttelsen af dine oplysninger.

Visse amerikanske virksomheder er certificeret under den databeskyttelsesordning som EU og USA har indgået aftale om, kaldet Privacy Shield, og vi vil i nogen tilfælde overføre oplysninger på baggrund af denne certificeringsordning. Gå til www.privacyshield.gov for at få mere at vide om Privacy Shield-programmet.

Vi har indgået aftale med leverandører i følgende lande uden for EØS:

USA

- Microsoft Office 365 – cloudleverandør for vores Officepakke. Microsoft er Privacy Shield-certificeret. Se information om Microsofts privatlivspolitik  her

- Google - indsamling af besøgsstatistik og i den forbindelse videregivelse af IP-adresser til Google. Google kan også videregive oplysningerne til tredjepart, hvor loven kræver dette, eller til tredjepart som udfører opgaver for dem. Google er Privacy Shield-certificeret. Se information om Googles privatlivspolitik  her

- Facebook Inc. som underleverandør til Facebook Ireland - markedsføring af vore produkter. Facebook Inc. er Privacy Shield-certificeret. Se Facebooks privatlivspolitik  her

Pakistan

- Synergy IT i Pakistan - udvikling, test og drift af vores softwareplatfom. Vi har indgået en databehandleraftale med Synergy IT på Kommissionens standardkontrakt.

 

Opbevaring af dine oplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt til de formål, der er nævnt i denne politik.

Medmindre der er særlige grunde til at opbevare oplysningerne i en længere periode, vil personoplysninger generelt blive gemt i op til 6 år efter seneste køb eller udmeldelse, så bogføringslovens og købelovens krav overholdes. Derefter vil oplysningerne blive slettet eller anonymiseret.

Hvis du ved din udmeldelse af klubben har givet samtykke hertil, opbevarer vi fortsat dine oplysninger med henblik på at kunne kontakte dig med gode tilbud fra Gyldendal A/S. 

Er du udelukkende nyhedsbrevsmodtager uden at have foretaget et køb hos Gyldendal A/S, vil dine personoplysninger blive opbevaret, så længe du modtager vores nyhedsbrev. Ved tilbagetrækning af dit samtykke vil du ikke længere modtage nyhedsbreve fra os. Dog vi vil beholde dine oplysninger to år efter tilbagetrækningen af dit samtykke.

 

Dine rettigheder 

Du har følgende rettigheder, når vi behandler dine personoplysninger:

- Du har ret til at anmode om indsigt i, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger (Husk, at du altid selv kan ajourføre dine oplysninger på siderne ”Min Konto” i Gyldendals Bogklubber eller ”Min Profil” på Gyldendal.dk)

- Du har ret til at modsætte dig behandlingen af din personoplysninger og få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.

Særligt har du en ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger til brug for direkte markedsføring.

Du har ret til at tilbagetrække dit samtykke, hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke.

Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.

Der kan være betingelser eller begrænsninger knyttet til disse rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du fx har ret til at få dine personoplysninger slettet med det samme, da dette kan afhænge af omstændigheder og gældende lovgivning i forbindelse med behandlingsaktiviteterne. 

 

Sådan anmoder du om effektuering af dine rettigheder

Vi beder dig sende din anmodning skriftligt til: gyldendal@gyldendal.dk mærket ”Persondata" eller pr. brev til:

Gyldendal A/S

”Persondata”

Klareboderne 3

1115 København K

For bogklubrelaterede henvendelser beder vi dig sende din anmodning til bogklub-gdpr@gyldendal.dk mærket ”Persondata” eller pr. brev til:

Gyldendals Bogklubber

”Persondata”

Klareboderne 3

1115 København K 

I anmodningen beder vi dig oplyse dit navn, e-mailadresse, evt. medlemsnummer og telefonnummer samt angive så præcist som muligt, hvad din anmodning drejer sig om.

Bemærk venligst, at vi kan bede dig verificere din identitet, før vi kan behandle din anmodning.

Hvis du er utilfreds med den måde, som vi behandler dine personoplysninger på, kan du klage til os på ovenstående adresse. Du kan også til enhver tid indgive en klage til Datatilsynet på  www.datatilsynet.dk.

 

Ændring af denne privatlivspolitik

Øverst i denne politik kan du se datoen for den seneste opdatering. Vi vil løbende opdatere politikken. I tilfælde af væsentlige ændringer vil vi sørge for at oplyse dette ved en synlig meddelelse på vores hjemmesider.