Retningslinjer vedrørende Gyldendal A/S’ whistleblowerordning

I disse retningslinjer beskrives formålet med, at Gyldendal A/S (herefter benævnt "Gyldendal") har en whistleblowerordning (herefter benævnt "Ordningen"), hvordan Ordningen fungerer, hvem der kan benytte Ordningen, og hvad der må indberettes via Ordningen.

1 FORMÅL

Ordningen har til formål at sikre, at personer, der har en tilknytning til Gyldendal, hurtigt, fortroligt og ud over de almindelige kommunikationsveje, via en særlig, uafhængig og selvstændig kanal kan indberette lovovertrædelser og alvorlige forseelser begået af ansatte i Gyldendal, medlemmer af Gyldendals bestyrelse eller direktion, revisorer, advokater, leverandører m.fl., der har en tilknytning til Gyldendal, med hen-blik på, at en uafhængig og selvstændig enhed vurderer, hvilke tiltag der er behov for.

Ordningen etableres i overensstemmelse med anbefalingerne for god selskabsledelse og således som del af Gyldendals Corporate Governance politik. 

2 HVEM MÅ BENYTTE ORDNINGEN?

Ordningen må benyttes af Gyldendals ansatte, medlemmer af direktionen og bestyrelsen, revisorer, advokater, leverandører, kunder, samarbejdspartnere m.fl., der har en tilknytning til Gyldendal.

3 HVAD MÅ RAPPORTERES VIA ORDNINGEN?

Der må kun ske rapportering via ordningen om alvorlige forseelser. Ved alvorlige forseelser forstås bl.a.:

Økonomisk kriminalitet og overtrædelse af gældende regnskabsregler

- Bestikkelse
- Bedrageri
Dokumentfalsk
Korruption
Tyveri
Brud på arbejdssikkerheden
Miljøforurening
Sexchikane og vold  
Tilfælde hvor medarbejdere væsentligt udnytter systemadgange til at skaffe sig oplysninger om kollegaer eller andre, uden at der er et arbejdsmæssigt behov
Overtrædelse af gældende love, forordninger eller andre regler gældende for Gyldendals virksomhed
- Overtrædelse af interne regler, forudsat at:
o Afvigelsen kan lede til alvorlige, tilbagevendende sikkerhedsrisici, eller
o afvigelsen kan lede til alvorlige finansielle risici, eller
o afvigelsen kan lede til myndighedsindgreb, eller
o afvigelsen kan lede til en alvorlig anmærkning ved revisionen, eller
o afvigelsen kan medføre alvorlig skade på Gyldendals relationer med ansatte eller eksterne parter

 Forseelser, som ikke kan indberettes via Ordningen, skal anmeldes via de normale kommunikationsveje. Det kan f.eks. være mindre forseelser som f.eks. samarbejdsvanskeligheder, mobning, overtrædelse af Gyldendals interne retningslinjer om rygning, e-mails, internet, alkohol m.v. samt sager, som skal behandles efter fastsatte regler og retningslinjer som f.eks. klager over ansattes adfærd eller inkompetence.

 Der kan ske indberetning via Ordningen, både når anmelderen har viden om forholdet, og når anmelderen har mistanke om forholdet. Det skal understreges, at Ordningen er et frivilligt alternativ til de almindelige kommunikationsveje.

I den udstrækning anmelderen har viden eller formodning om det, bedes anmelderen oplyse følgende:

En beskrivelse af forholdet,
hvem der er involveret,
om andre er bekendt med mistanken om forholdet,
om ledelsen er bekendt med forholdet,
om der findes dokumenter, der støtter forholdet,
om og hvor der kan findes yderligere information om forholdet,
hvor lang tid forholdet har stået på, og
om anmelderen er bekendt med forsøg på at skjule forseelsen

Af hensyn til den videre undersøgelse af indberetningen, herunder for at kunne afdække forseelsen, er det vigtigt, at anmelderen belyser forseelsen bedst muligt. Det er ikke muligt at foretage en nærmere undersøgelse af en indberetning, hvis indberetningen er uspecificeret, eller hvis den alene indeholder meget brede beskyldninger uden nærmere præcisering.

Åbenlyst grundløse anmeldelser vil ikke undergå nærmere undersøgelse. Ved falsk anmeldelse via Ordningen, som ikke er sket i god tro, vil den anmeldte blive informeret om anmelderens identitet, hvis anmelde-rens identitet er oplyst ved indberetningen. Det vil blive vurderet, om en falsk anmeldelse giver anledning til retlige skridt, herunder ansættelsesretlige skridt, såfremt anmelderen er ansat af Gyldendal.

4 HVEM SKAL DER INDBERETTES TIL?

Indberetning sker via Plesner Whistleblowerordning. Link til denne findes både på Gyldendals intranet og på Gyldendals hjemmeside, www.Gyldendal.dk
Gyldendal opfordrer til, at anmelderen angiver sit navn i forbindelse med en anmeldelse, således at Gyldendal har mulighed for at stille afklarende spørgsmål samt efterfølgende, hvis Gyldendal vurderer, at det er ubetænkeligt, at kunne orientere anmelderen om undersøgelsens videre forløb.

Det er dog muligt at foretage en anonym anmeldelse.

Indberetningen modtages af to advokater og partnere hos Plesner, som foretager en habilitetsvurdering af, hvem der kan behandle indberetningen hos Gyldendal. Anmeldelsen sendes herefter til den relevante sagsbehandler hos Gyldendal.

Alle involverede parter, herunder Gyldendal og Plesner, behandler alle anmeldelser fortroligt.

5 BESKYTTELSE AF ANMELDEREN

Hvis en ansat i god tro foretager en anmeldelse via Ordningen, som senere viser sig grundløs, får det ikke negative konsekvenser eller følger for den ansatte, herunder i forhold til den ansattes ansættelsesforhold. Tilsvarende får det ikke negative konsekvenser for en anmelder, som uden at være ansat af Gyldendal, foretager en anmeldelse i god tro.

Gyldendal accepterer ikke, at en ansat eller en anden person forsætligt foretager falske anmeldelser. Såfremt en person bevidst angiver en falsk anmeldelse, kan det få retlige konsekvenser. Er vedkommende ansat af Gyldendal kan en forsætlig falsk anmeldelse få ansættelsesretlige konsekvenser, herunder resultere i, at den ansatte bliver bortvist.

Anmelderens identitet vil som udgangspunkt ikke blive videregivet til den person, som anmeldelsen vedrører. Identiteten vil dog blive oplyst, såfremt det viser sig, at der er indgivet en bevidst falsk anmeldelse.

Anmelderens identitet vil tillige kunne videregives ved en eventuel efterfølgende retssag vedrørende det anmeldte forhold.

6 ORIENTERING TIL DEN INDBERETTEDE OG INDBERETTER

En person, der anmeldes via Ordningen, vil blive underrettet herom hurtigst muligt efter, at en foreløbig undersøgelse har fundet sted, og alle relevante beviser er sikret. Personen vil bl.a. modtage information om:

identiteten af den person/gruppe, som er ansvarlig for undersøgelsen af anmeldelsen,
de forhold, anmeldelsen vedrører, og
hvem, der har set anmeldelsen.

Der henvises desuden til Privatlivspolitik for Whistleblowerordning, Gyldendal A/S, hvormed oplysningspligten efter persondataforordningen håndteres i forhold til personer, der indberettes om, og personer, der foretager en indberetning.

7 DATASIKKERHED OG DATAOPBEVARING

Gyldendal og Plesner behandler alle oplysninger, som anmeldes via Ordningen, herunder oplysninger om personer, der anmeldes via Ordningen, i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning.

Alle anmeldelser vil blive opbevaret forsvarligt, og det vil kun være muligt for relevante personer at tilgå oplysningerne.

Anmeldelser, der viser sig åbenbart grundløse, slettes straks. En anmeldelse, der falder uden for kategori-en af forseelser, som må anmeldes via Ordningen (se punkt 3), vil straks blive videresendt til Gyldendals personaleansvarlige og slettet i Ordningen.

Hvis der foretages anmeldelse til politiet eller en anden myndighed, slettes oplysningerne straks efter afslutning af sagen hos de pågældende myndigheder.
Hvis der på baggrund af de indsamlede oplysninger gennemføres en ansættelsesretlig sanktion over for den indberettede person, eller der i øvrigt foreligger grunde til, at det er sagligt og nødvendigt fortsat at opbevare oplysninger om personen, vil oplysningerne, hvor der er tale om en ansat, som udgangspunkt blive opbevaret i den ansattes personalemappe i op til fem år efter den ansattes fratrædelse. Opbevaringen af anmeldelsen sker i øvrigt i overensstemmelse med Gyldendals slettepolitik, herunder hvis anmeldelsen ikke vedrører en ansat.

8 SPØRGSMÅL

Hvis du har spørgsmål vedrørende disse retningslinjer, er du velkommen til at kontakte Gyldendals juridiske chef, Louisa Greve Finkelstein, på 33 75 57 07 eller på dirlgf@gyldendal.dk.

Senest opdateret den 31. januar 2019